수출입 문서 자동 생성 시스템 개발 과정

Trade Document Automation은 어떻게 만들어질까?

무역 업무를 해본 사람이라면 누구나 공감하는 문제가 있습니다.

바로 문서 작업입니다.

수출 한 건을 진행할 때 다음과 같은 문서를 만들어야 합니다.

• Commercial Invoice
• Packing List
• Bill of Lading
• Certificate of Origin
• Inspection Certificate

문제는 대부분 기업이 아직도 수작업으로 문서를 작성한다는 점입니다.

예를 들어 다음과 같은 방식입니다.

1 주문 데이터를 엑셀에서 확인

 2 Invoice 작성

 3 Packing List 작성

 4 선적 문서 작성

이 과정에서 데이터 입력을 여러 번 반복하게 됩니다.

그 결과 다음 문제가 발생합니다.

• 문서 작성 시간 증가
• 숫자 입력 오류
• 문서 간 데이터 불일치

그래서 우리는 Trade Document Automation 시스템을 개발하기로 했습니다.

이 시스템은 주문 데이터 기반으로 모든 무역 문서를 자동 생성하는 시스템입니다.

이번 글에서는 실제 개발 프로젝트처럼 개발 과정을 단계별로 설명하겠습니다.

1단계 프로젝트 킥오프 미팅

모든 시스템 개발은 문제 정의에서 시작됩니다.

첫 미팅에서는 고객사의 실제 업무 프로세스를 자세히 확인했습니다.

특히 다음 질문을 중심으로 논의했습니다.

• 어떤 문서를 가장 많이 작성하는가
• 문서 작성에 얼마나 시간이 걸리는가
• 어떤 오류가 자주 발생하는가

대부분 기업에서 가장 많이 사용하는 문서는 다음이었습니다.

• Commercial Invoice
• Packing List
• Bill of Lading

특히 Invoice와 Packing List는 거의 모든 수출에서 사용됩니다.

그래서 프로젝트의 첫 목표를 다음과 같이 설정했습니다.

• 주문 데이터 기반 문서 자동 생성
• 여러 문서 동시 생성
• 문서 간 데이터 자동 연동

이 목표를 기준으로 개발 프로젝트가 시작되었습니다.

2단계 기존 문서 구조 분석

다음 단계는 기존 문서 분석입니다.

우리는 고객사가 사용하던 다양한 문서를 수집했습니다.

예를 들어 다음 문서를 분석했습니다.

• Invoice
• Packing List
• B/L Draft

이 문서들을 분석해 보니 공통점이 있었습니다.

대부분 같은 데이터를 사용한다는 점입니다.

예를 들어 다음 정보는 거의 모든 문서에 포함됩니다.

• Buyer 정보
• Seller 정보
• 제품명
• 수량
• 단가
• 총 금액
• HS Code

즉, 한 번 입력한 데이터가 여러 문서에 반복됩니다.

이 구조를 확인한 후 우리는 다음 결론을 내렸습니다.

주문 데이터를 중심으로 문서를 생성하면 된다.

3단계 주문 데이터 구조 설계

문서 자동화를 위해 가장 중요한 것은 데이터 구조 설계입니다.

우리는 주문 데이터를 다음 구조로 설계했습니다.

주문 정보

• Order Number
• Buyer
• Seller
• 계약 조건

제품 정보

• SKU
• 제품명
• 수량
• 단가

물류 정보

• 선적 항구
• 도착 항구
• 선적 날짜

이 데이터가 저장되면 모든 문서를 자동 생성할 수 있습니다.

4단계 문서 템플릿 설계

다음 단계는 문서 템플릿 설계입니다.

무역 문서는 대부분 고정 문구와 변수 데이터로 구성됩니다.

예를 들어 Invoice의 경우 다음 구조입니다.

고정 문구

• 회사 정보
• 문서 제목
• 기본 안내 문구

변수 데이터

• Buyer 정보
• 제품 정보
• 가격 정보

이 구조를 기반으로 문서 템플릿 시스템을 설계했습니다.

5단계 Invoice 자동 생성 기능 개발

가장 먼저 개발한 기능은 Commercial Invoice 자동 생성 기능입니다.

Invoice는 다음 데이터를 기반으로 생성됩니다.

• Buyer
• 제품
• 수량
• 가격

시스템은 이 데이터를 불러와 자동으로 Invoice를 생성합니다.

이 기능만으로도 문서 작업 시간이 크게 줄어듭니다.

6단계 Packing List 자동 생성 기능

다음으로 개발한 기능은 Packing List 자동 생성 기능입니다.

Packing List는 다음 정보를 포함합니다.

• 포장 단위
• 박스 수
• 중량
• 제품 구성

이 데이터는 주문 데이터와 연결되어 자동 생성됩니다.

7단계 B/L 데이터 연동 기능

B/L은 보통 포워더가 발행하지만 기업에서도 Draft를 준비합니다.

그래서 시스템은 다음 정보를 자동으로 준비합니다.

• Shipper
• Consignee
• Notify Party
• 선적 항구

이 데이터는 주문 데이터와 연결됩니다.

8단계 여러 문서 동시 생성 기능

실제 업무에서는 여러 문서를 한 번에 만들어야 합니다.

그래서 다음 기능을 추가했습니다.

Multi Document Generator

사용자가 버튼 하나를 누르면 다음 문서가 동시에 생성됩니다.

• Invoice
• Packing List
• B/L Draft

9단계 데이터 연동 시스템 구축

문서 자동화에서 중요한 것은 데이터 일관성입니다.

예를 들어 Invoice의 수량과 Packing List의 수량이 다르면 문제가 됩니다.

그래서 모든 문서는 하나의 데이터 소스를 사용하도록 설계했습니다.

10단계 문서 출력 기능 개발

기업에서는 다양한 문서 형식을 사용합니다.

그래서 다음 기능을 추가했습니다.

• PDF 다운로드
• Excel 파일 생성
• 이메일 전송

이 기능 덕분에 문서를 바로 공유할 수 있습니다.

11단계 QA 테스트

시스템 개발 후에는 반드시 테스트 과정을 거쳐야 합니다.

특히 다음 항목을 집중적으로 확인했습니다.

• 숫자 계산 오류
• 데이터 연동 오류
• 문서 형식 문제

이 테스트를 통해 시스템을 안정화했습니다.

12단계 시스템 도입 이후 변화

시스템 도입 이후 가장 큰 변화는 문서 작업 시간 감소였습니다.

기존에는 문서 작성에 1~2시간이 걸렸습니다.

하지만 시스템 도입 이후에는 5분 이내에 모든 문서를 생성할 수 있게 되었습니다.

또한 다음 효과도 나타났습니다.

• 문서 오류 감소
• 업무 효율 증가
• 문서 관리 체계화