AI 무역 계약서 자동 생성 시스템 개발 과정

무역 계약서를 자동으로 생성하는 시스템은 어떻게 만들어질까?

수출입 업무에서 계약서는 매우 중요한 문서입니다.

단순히 형식적인 문서가 아니라 다음 내용을 모두 포함해야 합니다.

• 거래 조건
• 결제 방식
• 납기 조건
• Incoterms
• 분쟁 해결 방식

문제는 이런 계약서를 사람이 직접 작성하다 보면 실수가 발생할 수 있다는 점입니다.

예를 들어 다음과 같은 문제가 발생합니다.

• Incoterms 조건이 잘못 입력됨
• 결제 조건 누락
• 납기 조건 오류
• 법률 문구 누락

특히 거래 국가가 많아지면 계약서 관리 자체가 매우 복잡해집니다.

그래서 우리는 다음과 같은 시스템을 개발하기로 했습니다.

AI Contract Generator

이 시스템은 몇 가지 조건만 입력하면 무역 계약서를 자동으로 생성하는 시스템입니다.

이번 글에서는 실제 프로젝트처럼 개발 과정을 단계별로 설명해 보겠습니다.

1단계 프로젝트 시작 미팅

모든 IT 프로젝트는 문제를 정확히 이해하는 것에서 시작됩니다.

첫 미팅에서는 고객사의 계약서 작성 방식부터 확인했습니다.

생각보다 많은 기업들이 다음 방식으로 계약서를 작성하고 있었습니다.

1 기존 계약서 파일 복사

 2 필요한 부분 수정

 3 새 계약서 작성

이 방식은 빠르지만 문제가 있습니다.

예를 들어 이전 계약서에 다음 조건이 있었다고 가정해 보겠습니다.

• Incoterms : FOB
• 결제 조건 : T/T

하지만 새로운 거래는 다음 조건일 수 있습니다.

• Incoterms : CIF
• 결제 조건 : L/C

이때 수정 과정에서 이전 조건이 그대로 남는 실수가 종종 발생합니다.

그래서 우리는 시스템 목표를 다음과 같이 정했습니다.

• 계약 조건 입력만으로 계약서 생성
• 법률 문구 자동 삽입
• 다국어 계약서 지원
• 계약서 템플릿 관리

이 목표를 기준으로 프로젝트가 시작되었습니다.

2단계 기존 계약서 분석

자동 계약서 시스템을 만들기 위해서는 먼저 기존 계약서를 분석해야 합니다.

우리는 고객사가 사용하던 다양한 계약서를 수집했습니다.

그 결과 대부분 계약서가 비슷한 구조를 가지고 있다는 것을 확인했습니다.

예를 들어 일반적인 무역 계약서는 다음 구조를 가지고 있습니다.

1 계약 당사자 정보

 2 제품 정보

 3 가격 조건

 4 Incoterms 조건

 5 납기 조건

 6 결제 조건

 7 품질 보증

 8 분쟁 해결

이 구조를 분석한 뒤 우리는 다음 결론을 얻었습니다.

계약서는 대부분 템플릿 구조로 만들 수 있다.

즉, 고정된 문장과 변경되는 조건을 분리하면 자동 생성이 가능합니다.

이 분석이 바로 시스템 설계의 기초가 되었습니다.

3단계 계약서 템플릿 구조 설계

다음 단계는 계약서 템플릿 설계입니다.

우리는 계약서를 크게 두 부분으로 나눴습니다.

1 고정 문구

법률 문구처럼 항상 동일한 문장입니다.

예를 들어 다음과 같은 내용입니다.

• 분쟁 해결 조항
• 계약 효력 조항
• 계약 종료 조건

2 변수 문구

거래마다 달라지는 조건입니다.

예를 들어 다음과 같은 항목입니다.

• 제품 이름
• 가격
• Incoterms
• 결제 조건
• 납기 조건

이 구조를 사용하면 시스템은 변수 값만 입력받아 계약서를 자동 생성할 수 있습니다.

4단계 계약 조건 입력 시스템 개발

사용자가 쉽게 계약서를 만들 수 있도록 입력 시스템을 개발했습니다.

사용자는 다음 정보만 입력하면 됩니다.

• 계약 당사자
• 제품 정보
• 거래 가격
• Incoterms
• 결제 조건
• 납기 조건

이 입력 정보는 데이터베이스에 저장됩니다.

이렇게 저장된 데이터는 나중에 계약서를 자동 생성하는 데 사용됩니다.

5단계 Incoterms 자동 반영 기능 개발

무역 계약에서 가장 중요한 조건 중 하나가 Incoterms입니다.

대표적인 Incoterms 조건은 다음과 같습니다.

• EXW
• FOB
• CIF
• DDP

각 조건은 책임 범위가 다릅니다.

그래서 시스템은 Incoterms에 따라 다른 문장을 자동으로 삽입하도록 설계했습니다.

예를 들어 CIF 조건이라면 다음 내용이 포함됩니다.

• 운송 책임
• 보험 조건

이 기능 덕분에 계약 조건 오류가 크게 줄어들었습니다.

6단계 결제 조건 자동 생성 기능

무역 거래에서는 다양한 결제 방식이 사용됩니다.

대표적인 방식은 다음과 같습니다.

• T/T
• L/C
• D/P
• D/A

각 결제 방식은 계약 문구가 다릅니다.

그래서 시스템은 결제 조건에 따라 문장을 자동 생성하도록 만들었습니다.

7단계 납기 조건 자동 반영 기능

납기 조건 역시 계약서에서 중요한 부분입니다.

예를 들어 다음과 같은 조건이 있을 수 있습니다.

• 계약 후 30일
• 선적 후 15일

이 정보는 계약서에 정확히 반영되어야 합니다.

그래서 시스템은 납기 조건을 자동으로 문장화하도록 설계했습니다.

8단계 다국어 계약서 생성 기능 개발

글로벌 거래에서는 계약서가 다국어로 작성되는 경우가 많습니다.

그래서 우리는 다음 기능을 추가했습니다.

• 영어 계약서
• 한국어 계약서
• 다국어 자동 번역

AI를 활용하면 동일한 계약서를 여러 언어로 생성할 수 있습니다.

9단계 계약서 자동 생성 엔진 개발

이제 모든 준비가 끝났습니다.

다음 단계는 계약서 생성 엔진입니다.

이 엔진은 다음 과정을 수행합니다.

1 입력 데이터 확인

 2 템플릿 선택

 3 조건별 문장 생성

 4 문서 조합

결과적으로 몇 초 만에 완성된 계약서가 생성됩니다.

10단계 계약서 문서 출력 기능 개발

기업에서는 계약서를 다양한 형식으로 사용합니다.

그래서 다음 기능을 추가했습니다.

• PDF 다운로드
• Word 파일 생성
• 이메일 전송

이 기능 덕분에 계약서를 바로 공유할 수 있습니다.

11단계 QA 테스트

개발이 끝난 뒤에는 반드시 테스트 과정을 거쳐야 합니다.

우리는 다음 항목을 집중적으로 테스트했습니다.

• 계약 문구 정확성
• 조건 반영 정확성
• 문서 형식 오류

이 테스트를 통해 시스템을 안정화했습니다.

12단계 실제 운영 결과

시스템을 도입한 이후 가장 큰 변화는 계약서 작성 시간이었습니다.

이전에는 계약서를 작성하는 데 평균 30~60분이 걸렸습니다.

하지만 시스템 도입 이후에는 5분 이내에 계약서를 생성할 수 있게 되었습니다.

또한 다음 효과도 나타났습니다.

• 계약서 오류 감소
• 계약 관리 체계화
• 법적 리스크 감소